1. Inledning

Individens personliga integritet och säkerheten för dennes personuppgifter är viktiga för Sandberg Trygg, som ansvarar för att se till att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Denna Integritetspolicy (”Integritetspolicyn”) är en samtyckeshandling och beskriver Sandberg Tryggs behandling av personuppgifter. Vi ber dig därför att noggrant läsa igenom integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

2. Integritetspolicyns tillämpningsområden

2.1 För vem gäller policyn

Denna integritetspolicy är tillämplig på individer som är kandidater, kunder, leverantörer och andra intressenter. Olika kapitel kommer att vara relevanta för dig beroende på relation till Sandberg Trygg.

2.2 För vad gäller policyn

Denna Integritetspolicy reglerar hur Sandberg Trygg samlar in och behandlar personuppgifter för våra kandidater, kunder, leverantörer och andra intressenter.  

2.3 När gäller inte policyn

Ibland annonseras tjänster ifrån Sandberg Trygg på utomstående webbplatser som inte ägs och eller administreras av Sandberg Trygg. Sandberg Trygg har inte granskat dessa webbplatser eller övriga webbplatser som innehåller länkar till Sandberg Tryggs webbsida. Denna integritetspolicy är inte tillämplig på behandling av personuppgifter som sker på sådana webbplatser. Sandberg Trygg är inte ansvarig för personuppgiftbehandling på webbplatser som inte är en del av Sandberg Tryggs webbplats.

2.4 Är du en kandidat och söker en utannonserad tjänst eller vill skicka in spontanansökan?

I syfte att tillsätta en ny medarbetare hos Sandberg Trygg tar vi emot ansökningar och sparar personuppgifter i aktuellt rekryteringssystem. Sandberg Trygg kommer inte aktivt att behandla eller/och samla in känsliga personuppgifter (såsom uppgifter om medlemskap i fackförening, politiska åsikter, sexuell läggning eller religiös uppfattning) eller uppgifter som saknar relevans för rekrytering och inhyrning. Det är därför viktigt att du som kandidat inte lämnar sådana känsliga personuppgifter eller uppgifter som saknar relevans för de tjänster du söker. Det är även viktigt att du informerar eventuella referenser om att deras personuppgifter har lämnats till Sandberg Trygg.

Den behandling av personuppgifter Sandberg Trygg utför för att kunna genomföra rekryterings- och/eller frilansprocesser sker med stöd av ditt samtycke.

Du kan när som helst skicka ett e-postmeddelande till legal@sandbergtrygg.se för att återkalla ditt samtycke (läs mer under ”Återkallelse av samtycke”).

Uppgifter som är relevanta för en enskild rekryterings- eller frilansprocess, så som intervjuanteckningar och uppgifter från referenser sparas dock enbart så länge de är nödvändiga för processen i fråga och därefter i upp till två år efter avslutad rekryterings- och/eller frilansprocess. Skälet är att Sandberg Trygg ska kunna tillvarata sin rätt vid en eventuell diskrimineringstvist. Sandberg Trygg gallrar vidare regelbundet sitt kandidatsystem för att det ska uppfylla sitt syfte och hållas uppdaterat.

De personuppgifter som Sandberg Trygg samlar in och behandlar för ovan nämnda ändamål är

  • För- och efternamn
  • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och
hemadress
  • Uppgifter som lagts upp i sociala media till exempel LinkedIn, och som bedöms vara relevanta och av väsentlig betydelse för att bedöma dina yrkeskvalifikationer.
  • IP-adress och webbläsarinställningar
  • URL:er
  • Kön
  • Födelseår
  • Kompetensbaserad lämplighet för tjänst
  • Intervjuanteckningar
  • Testresultat från testverktyg som används i urvalsprocessen
  • Lämnade referenser
  • Korrespondens mellan dig och oss

2.5 Är du en potentiell kandidat?

I syfte att kunna kontakta dig som potentiell kandidat gällande relevanta karriärmöjligheter hos oss samlar Sandberg Trygg både genom interna nätverk och externa sökningar hos tredje part in personuppgifter och behandlar dem i vårt rekryteringssystem.

Behandlingen av personuppgifter stödjer sig på Sandberg Tryggs berättigade intresse av att kunna hitta dig som potentiell kandidat för vad vi bedömer är relevant för aktuell rekryteringsprocess samt att kunna kontakta och förmedla framtida karriärmöjligheter till dig.

Personuppgifterna lagras i vårt rekryteringssystem under en begränsad tid, dock längst 6 månader, i syfte att kunna skapa en relation med dig som kandidat med målet att kontakten ska övergå till rekryteringsprocess.

De personuppgifter som Sandberg Trygg samlar in och behandlar för ovan nämnda ändamål är:

  • För- och efternamn
  • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och hemadress
  • URL:er till kandidatprofil hos tredje part
  • Kompetensbaserad lämplighet för tjänst
  • Uppgifter som lagts upp via sociala media till exempelvis Linkedin och som bedöms vara relevanta och av väsentlig betydelse för att bedöma dina yrkeskvalifikationer
  • Fotografi

2.6 Är du en referensperson?

Behandling av referensers personuppgifter stödjer sig på Sandberg Tryggs berättigade intresse av att kunna kontakta lämnade referenser för att genomföra så grundliga och väl genomförda rekryteringar och frilansprocesser som möjligt.

Som rutin kommer Sandberg Trygg alltid skicka ut denna policy i en första kontakt med dig som referens så att du får ta del av hur dina personuppgifter behandlas.

Med hänsyn till referenspersonens integritet har Sandberg Trygg som rutin att sammanfatta samtliga referenser utlåtanden och anonymisera dessa i en referensrapport.

Referensrapporten sparas i två år för att Sandberg Trygg ska kunna tillvarata sin rätt vid en eventuell diskrimineringstvist.

2.7 Är du en kontaktperson hos en befintlig kund

I syfte att kunna bibehålla en affärskontakt med dig som kund gällande Sandberg Tryggs tjänster och produkter samt marknadsaktiviteter behandlar Sandberg Trygg dina personuppgifter. Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på Sandberg Tryggs berättigade intresse av att affärsrelationen till dig utvecklas och Sandberg Trygg ska kunna kommunicera med dig som kontaktperson. Dina personuppgifter sparas på Sandberg Tryggs plattformar i kommunikations-och informationssyfte. Sandberg Trygg kommer endast göra utskick som bedöms vara relevanta för din yrkesroll. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering.

Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. Sandberg Trygg sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.

Sandberg Trygg kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i kundavtal samt uppgifter som affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter i tio (10 år).

De personuppgifter som Sandberg Trygg samlar in och behandlar för ovan nämnda ändamål är:

  • För- och efternamn
  • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress
  • Uppgift om tidigare arbetsgivare (i de fall det rör sig om en tidigare kund)
  • Befattning och ansvarsområden
  • Beställningshistorik
  • Korrespondens mellan dig och dotterbolaget
  • Teknisk information om hur du har interagerat med dotterbolaget
  • IP adress och webbläsarinställningar
  • Uppgifter om kostpreferens (i samband med möten, föreläsningar, events etc)

2.8 Är du en kontaktperson hos en leverantör

I syfte att kunna fullfölja våra förpliktelser mot dig som leverantör behandlar Sandberg Trygg personuppgifter till dig som kontaktperson eller andra anställdas personuppgifter. Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på Sandberg Tryggs berättigade intresse av att följa upp de tjänsterna som tillhandahålls av leverantören och att Sandberg Trygg ska kunna kommunicera med dig som kontaktperson. Dina personuppgifter sparas på Sandberg Tryggs plattformar i kommunikations-och informationssyfte.

Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. Sandberg Trygg sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.

Sandberg Trygg kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i leverantörsavtal samt uppgifter som affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter i tio (10 år).

De personuppgifter som Sandberg Trygg samlar in och behandlar för ovan nämnda ändamål är:

  • För- och efternamn
  • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress
  • Befattning och ansvarsområden
  • Beställningshistorik
  • Korrespondens mellan dig och Sandberg Trygg
  • Andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållanden och uppföljning av tjänsten

2.9 Intresseanmälningar via hemsidan

Att upprätta och bibehålla affärsrelationer med kunder och andra intressenter för att kunna utveckla Sandberg Tryggs tjänster, produkter och system utgör en viktig del av Sandberg Tryggs verksamhet. I syfte att kunna kontakta dig i egenskap av intressent gällande Sandberg Tryggs tjänster och produkter samt marknadsaktiviteter samlar bolaget in dina personuppgifter. Dessa personuppgifter samlas in från dig i samband med att du gör en intresseanmälan via Sandberg Tryggs hemsida. En intresseanmälan där du får möjlighet Uppgifterna kommer att lagras i Sandberg Tryggs marknadsverktyg med målet att bolaget ska kunna upprätta en affärsrelation med dig.

Sandberg Trygg kommer behandla dina personuppgifter till dess att det inte längre behövs för att uppfylla ovan nämnda ändamål eller till dess du begär att inte längre finnas registrerad hos Sandberg Trygg.  Personuppgifterna kommer i sådant fall raderas utan onödigt dröjsmål. Sandberg Trygg har vidare inrättat gallringsrutiner för att regelbundet kunna radera sådana kontaktuppgifter som inte längre uppfyller sitt syfte.

De personuppgifter som Sandberg Trygg samlar in och behandlar för ovan nämnda ändamål är:

  • För- och efternamn
  • Kontaktuppgifter såsom e-postadress och telefonnummer
  • Korrespondens med mellan dig och Sandberg Trygg
  • Teknisk information om hur du har interagerat med Sandberg Trygg
  • IP-adress och webbläsarinställningar

3. Personuppgiftsansvarig

Sandberg Trygg AB (organisationsnummer 556662–1305) är personuppgiftsansvariga för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.
Adress: Box 2208, 403 14 Göteborg

4. Sandberg Trygg som personuppgiftsbiträde

Sandberg Trygg är personuppgiftsansvarig för Sandberg Tryggs personuppgifter men det kan förekomma situationer där Sandberg Trygg inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde åt tredje man. När Sandberg Trygg behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av tredje man och Sandberg Trygg är då bundet av de instruktioner som Sandberg Trygg fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan Sandberg Trygg inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy, men Sandberg Trygg kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.

5. Dina rättigheter

Du som individ har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till Sandberg Trygg på adressen ovan (under “Personuppgiftsansvarig”) få besked om vilka personuppgifter som Sandberg Trygg behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling. Du som individ har även rätt att när som helst begära att vi blockerar, radera eller rättar dina personuppgifter. För de fall det finns legala skyldigheter som hindrar att vi omedelbart raderar vissa uppgifter kan vi neka din begäran om radering. Dessa skyldigheter finns tex i bokföringslagstiftningen. Skulle det vara så att de legala skyldigheterna förhindrar att dina personliga uppgifter raderas, markeras det så de inte aktivt används.

I de fall Sandberg Tryggs behandling av personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du alltid rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Ett tillbakadragande påverkar inte lagligheten av behandlingen som skett utifrån ditt samtycke, innan detta drogs tillbaka. Om du återkallar ditt samtycke kommer Sandberg Trygg inte längre behandla dina uppgifter såvida Sandberg Trygg inte av legala skäl är förpliktade att fortsatt behandla dom.

Vid återkallelse av samtycke så kan du när som helst kontakta Sandberg Trygg på legal@sandbergtrygg.se. Vi kommer behandla din förfrågan så fort som möjligt.

Du har rätt att lämna klagomål till Datainspektionen om du anser att dina personuppgifter hanterats felaktigt. Detta gör du genom att kontakta Dataskyddsinspektionen på telefon 08-657 61 00 eller via e-post datainspektionen@datainspektionen.se.

6. Ändringar i denna policy

Sandberg Trygg förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på webbplatsen. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar Integritetspolicyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när ditt samtycke samlades in, kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig om att på nytt samtycka till Sandberg Tryggs personuppgiftsbehandling.

7. Kontakta oss

Om du har några frågor gällande denna Integritetspolicy eller vår användning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på legal@sandbergtrygg.se.